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高校档案资源的开发与利用现状

2020-05-07 08:01:00 《办公室业务》 2020年3期

【摘要】本文首先研究了開发与利用高校档案资源的意义:促进社会发展、促进高校综合实力的提高。并列出了当前高校档案资源开发利用存在的问题,对这些问题提出针对性的解决策略。

【关键词】高校档案;开发;利用

高等学校档案,是指高等学校从事管理、招生、教学、科研、外事、基建等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、照片、声像等不同形式、载体的历史记录,是非常重要的文献信息资源,它真实记录着高校发展的历史过程,记载着高校教育研究、科技创新等方面发展情况,是学校改革和发展的重要内容,研究高校档案资源开发利用工作及存在的问题有助于高校各项事业的发展;同时,高校档案资源沉淀着高校的历史精华,是科研、教学、资源建设基地,是社会档案资源的重要组成部分,对社会的建设发展具有重要作用和深刻影响,合理开发利用高校档案资源,充分挖掘档案的潜在价值,是高校档案工作的根本目的和中心任务,是高校档案管理工作中的一个重要课题。

一、高校档案信息资源开发利用的意义

档案信息资源的开发利用包括开发和利用两个方面:档案资源的开发是指根据不同的需求与目的,对档案资源进行整合、加工,形成有用信息;档案信息资源的利用是指档案馆为满足利用向查档者提供馆藏档案材料,实现档案资源的价值,为学校和社会提供服务。在高校档案管理工作中,档案管理工作的主要任务是建立丰富的档案信息资源,并且做好档案信息资源的开发利用工作,为学校和社会提供优质的信息服务。

(一)为高校管理决策提供依据。高校档案资源是高校宝贵的资源财富。当高校领导进行一些重大问题决策、制定发展规划或年度计划时,档案馆通过对档案信息资源有效开发、生产有用信息,能够为领导的正确决策提供导向和根据;尤其是高校在完成各级机关举办的数据统计、综合考评活动时,档案中蕴藏的丰富原始数据和材料可以为领导制定出更合理、更准确的决策提供参考和借鉴作用。因此,高校档案信息资源开发利用可以为高校管理决策提供借鉴和依据。

(二)促进社会发展的重要资源。高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分。高校丰富的科研成果和学术交流活动中产生大量的较高科学价值的教学、科研档案,它们是进行科研成果转让、科技协作、研究成果的推广应用和创造经济价值的重要依据,是促进社会发展必不可缺的基础资源,在科技创新、经济发展的社会进程中具有凭证性、权威性、借鉴性等举足轻重的作用。因此,充分有效开发利用高校宝贵的档案信息资源,让档案充分发挥其潜在生产力作用,服务社会,实现价值,是促进社会发展的重要资源。

(三)促进高校综合实力的提高。高校档案是高校在教学、管理和科研过程中积累下来的实践材料,它详细记录了高校发展和进步的历史过程,是全体教职工在教学、科研和管理等活动中的真实写照,是学校非常重要的财富资源。深度开发高校档案资源,为顺利迎接教学主管部门举办的各类教学评估、校务公开、校园文化建设等活动提供材料支撑,可以促进高校教学管理水平的提高。研究高校的档案利用工作,能检验高校在开发档案信息时广度和深度是否合格,从而可以针对性地对高校档案开发利用工作提出建议和对策,提升各类档案利用的效率和水平,进而不断提升高校管理、教学、科研主体的管理能力、教学水平和科研成效,提升高校的综合实力和竞争能力,最终促进高校教育各项事业的发展。

二、档案信息资源开发利用存在的问题

(一)高校档案资源建设观念落后。高校往往将更多的精力和目光投入到教学、科研和管理工作中,却不够重视高校档案资源产生的重大效益,目前高校档案馆都已建立适合本校的档案管理工作标准和规范,但传统的高校档案管理工作被认为是简单的资料存储工作,使档案管理停留在收集、整理和提供利用的水平上,档案人员将精力主要集中于档案的保管却忽视了档案的开发利用,档案资源的开发利用工作不受重视,领导和工作人员对档案工作的固化观念影响档案工作的创新和发展,使其长久处于边缘化的境地,制约了高校档案资源的开发和利用。

(二)高校档案资源建设落后。高校档案资源建设是档案资源开发利用的基础,高校档案资源建设存在资源结构不合理的现象。首先,档案载体几乎全部是纸质档案,而本应统一归于档案馆的专利材料、奖牌奖杯、作品礼品以及信息化时代大量产生的声像档案、电子档案却归属了个人或者院校,导致档案馆资源匮乏。其次,高校档案馆藏档案对学生、党群、行政、财会类档案收集齐全,而对科技生产、对外交流、基础建设等形成时间跨度长、资源存放分散、收集难度大却具有很高利用价值的档案收集不全面。最后,能反映本校特色的学科建设、竞争优势等特色档案极少。档案馆档案资源的匮乏导致档案资源开发利用面临“巧妇难为无米之炊”的窘境。

(三)档案利用方式落后。高校档案利用工作是指高校档案部门通过各种方式为利用者提供档案信息材料和信息。目前,绝大部分档案馆提供档案资源的方式停留在传统的持有效证件到档案馆按流程借阅,填写档案利用登记簿,或者提供所查档案复印件加盖档案馆公章与档案原件具有相同效力等服务方式,这种陈旧的利用方式费时费力,利用效率极低;加上高校档案部门信息化建设薄弱,提供档案的管理手段与服务方式滞后,这些都导致档案的开发利用时间成本高、信息数量少、严重阻碍了档案信息资源的利用。

(四)档案编研工作落后。高校档案资源的编研以满足某种需求为目的,充分挖掘高校馆藏档案有价值信息资源为基础,深入收集、研究档案资料有关内容,提炼编辑成册的参考资料,或者编辑出版某主题的相关材料,使档案利用更快捷便利。大部分高校目前并不配备档案编研室,有编研任务时,全体工作人员分工合作编写,现有编研成果有限,档案编研工作以党政管理、教学管理方面的内容居多,而反映高校教学实践、科研活动、基本建设以及本校办学特色的编研材料很稀缺,编研方式主要停留在摘录、编辑馆藏的相关材料和数据,编研成果主要是年度大事记、高校年鉴和会议纪要等基本资料,只有“编”没有“研”的环节。

(五)档案开发利用人才不足。高校规模的扩大导致高校档案数量的剧增和内容的繁杂,要求高校档案管理模式、利用方式也应相应改变。档案开发利用工作是一项专业性很强的工作,需要在业务上长期积累和跟得上科技发展的脚步,所以要求档案信息开发专职队伍相对稳定,并且专业水平较高,而目前高校档案馆在技术能力、知识结构和人才分配上面临比较严峻的形势,在专业上需要配备专业的档案人才和计算机方面的技术人才,其他诸如情报、摄影、录像、档案保护等专业人才皆需吸收引进。

三、档案信息资源开发利用的策略

(一)加强开发利用管理制度建设。一方面,做好高校档案管理的基础和前提是建立完善的、适合本校发展实情的档案管理规章制度,制度中档案的开发利用条例和档案的管理条例的相关内容并重,并且做好档案的宣传工作,提升大家对档案信息资源价值的认识;另一方面,档案管理人员坚持按相关规章制度办事,牢记自己的职责,提升自己的专业能力,提升档案开发能力,为档案利用者提供高水平全方位的信息服务,减少档案资源的闲置和浪费,从而将工作落到实处。

(二)丰富和优化档案馆藏资源。高校档案资源开发与利用的前提基础是丰富完整的馆藏档案资源,决定了后期档案信息资源开发利用的质量。针对目前存在的馆藏档案资源载体形式单一、资源匮乏的问题,我们需要建立门类齐全,形式、内容丰富的档案资源体系,更多收集更能全面反映档案形成时情境的实物、照片、声像、电子档案,还需做好备份和与设备同期升级的后期维护工作。同时根据高校档案信息特征,积极主动催收和整理跨年、跨部门的基础建设、外事交流、科研活动等类档案,提高档案信息的存储量,建立丰富的档案馆藏资源。档案资源的另一要求是价值精度,这需要優化馆藏档案资源的结构。一是及时清理超过保管期限、价值不高的档案库存。二是每年接收各部门新移交的档案时,档案馆人员需做好筛查工作,退回没有保存价值的材料。三是根据本校特点、办学理念、地方特色、馆藏特色加强档案信息资源建设,建立特色档案信息数据库,确保经过整理、加工后所保存的档案信息具有较高的利用价值。

(三)创新高校档案利用方式。高校档案机构要着力从查阅式服务转向咨询式服务,核对查阅权限,探索如何实现部分档案资源的互联网查阅和使用,跨越时空的限制,实现档案利用的随时随地。另外,要注重运用数据库、信息检索、大数据等新技术,给用户提供丰富快捷的档案利用服务,使高校档案馆更高效、更便捷地为高校师生和社会各界服务。

(四)做好档案编研工作。在档案资源开发利用工作中,编研工作属重要一环。随着高校的发展,各类活动形式多样,高校档案部门继续做好年度大事记、高校年鉴、学校校史展览、各类教学科研成果展览等传统开发模式,同时应积极关注校情,将档案资料的收集与各类活动相结合,档案管理人员需要对其进行开发,改变传统查什么提供什么的低级模式,向提供所有相关的综合档案信息的高层次服务转变,为档案利用者提供系统完整甚至优化的档案材料。档案信息经过档案工作人员整理、提炼成编研成果,首先能够减少对档案原件的翻阅,从而对高校档案原件起到保护作用,同时,档案编研成果可以看出档案工作的不足和漏洞,促进档案工作的改善,提高档案资源开发的水平,从而促进高校档案馆整体工作水平的提高。

(五)建立高素质的档案工作队伍。合格的档案管理工作人员需要熟练进行档案的管理、保护,懂得档案开发和利用,还需跟上信息时代步伐,了解档案信息化建设和数字档案数据的安全维护,在工作中不受陈旧的档案管理知识的束缚,终身学习,积极探索高校档案资源开发利用的新途径。还要经常参加专业知识和技能的培训,开展业务交流,不断总结经验,提高业务管理水平,在档案的生产者和消费者之间搭建平台,实现资源共享。

四、结束语

开发利用高校档案资源是一项长期、艰巨的任务,需要档案馆有丰富的馆藏资源,方便快捷的档案利用方式,需要学校各部门通力协作深入挖掘档案资源的价值,更需要有专业的人才进行高质量的编研开发,最终精准而智慧地为高校师生和社会服务,最终实现高校档案资源的开发与利用的良性循环。

【基金项目:江苏省高校哲学社会科学基金项目:《苏北高校档案资源的开发与利用研究》,课题编号:2019SJA1746,项目负责人:符昌慧】

【参考文献】

[1]叶青青.关于高校档案利用工作的研究[D].福建师范大学,2016(6):43.

[2]戴秀文.高校档案信息资源的开发与利用[J].内江科技,2017(7):13-15.

[3]那伟栋.高校档案信息资源的开发利用[J].边疆经济与文化,2016(7)112-114.

[4]王芝兰.高校档案规范化管理[M].湖南师范大学出版社,2012.

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